توجه به نظام توليد اطلاعات در سازما نها، ساماندهي وضعيت مدارك و اسناد، امري

بديهي بوده و لزوم توجه به اين مهم، مسئله اي كاملاً درخور توجه و حياتي است . چنانچه

اين كار به درستي سامان گيرد بسياري از مشكلات مديريتي و برنامه ريزي مرتفع، و از

اتلاف وقت و انرژي و بودجه جلوگيري مي شود .

امروزه ترديدي وجود ندارد كه مهم ترين ابزار براي استفاده بهينه از فرصت ها و

مقابله با تهديدها در تمام عرصه هاي فعاليت بشري، وجود اطلاعات صحيح و به هنگام است.

دسته بندي و پردازش صحيح اطلاعات و مدارك مربوط به سازمان از ضروريات به شمار مي

رود. از اين رو است كه دستيابي به شيو ه هاي نوين اطلاع رساني و به كارگيري مناسب و

مطلوب آن از سوي تمامي دست اندركاران سازما نها ضروري مي نمايد .

ساماندهي اسناد موجب مي شود اطلاعات صحيح، به روز، دسته بندي شده و

مناسب براي انجام فعاليتها و تصميم گيريها و دفاع از حقوق سازمان در اختيار دست اندركاران

و مديران مربوط قرار گيرد و از بسياري از هزينه هاي مرتبط بكاهد . اين همه، به شرط

فراهم شدن امكانات زيربنايي لازم، قابل حصول است .

بر اين اساس، اداره اسناد و دبيرخانه مركزي مطابق با تشكيلات جديد وزارت بهداشت درمان و

آموزش پزشكي در حوزه دفتر وزارتي تشكيل گرديده و در نظر دارد ضمن ارتقاء آگاهي كارشناسان اسناد

دانشگاههاي علوم پزشكي و ستاد مركزي، در خصوص روشها و فناوريهاي نو در فرآيندهاي دبيرخانه اي و

حفظ و نگهداري اسناد از طريق برگزاري كارگاه هاي آموزشي و تدوين و ابلاغ دستورالعمهاي واحد،

الكترونيك كردن اسناد و به حداقل رساندن استفاده و نگهداري مستندات كاغذي، ساماندهي و در

نهايت ارتقاء نظام ثبت و نگهداري اسناد در سطوح ستادي و واحدهاي بهداشتي درماني را تسريع و بانجام

برساند.